Kurzevaluation eintragen (optional, aber empfohlen)
Auffälligkeiten an TK-Leitung melden
4 · Datenpflege & Aktualität
🔁Regelmäßige Aufgaben TK
Wöchentlich: Verfügbarkeitsstatus aller aktiven Personen prüfen
Monatlich: Profilangaben auf Aktualität prüfen (Qualifikation, Kontakt)
Bei Änderungen: sofort im System aktualisieren (Auszeiten, Qualifikationen)
Veraltete Einträge: deaktivieren – nicht löschen (Dokumentationspflicht)
Neue Personen: vollständiges Profil anlegen, bevor sie in Vorschlägen erscheinen
⚠️Häufige Fehler vermeiden
❌ Personen ohne aktuelle Verfügbarkeitsangabe vorschlagen
❌ Einsatz ohne Dokumentation abschließen
❌ Zugangsdaten teilen oder an Dritte weitergeben
❌ Vertretung ohne Rückmeldung an Schule bestätigen
❌ Datensätze inaktiver Personen nicht deaktivieren
5 · Typische Szenarien
🚨Kurzfristiger Ausfall (am gleichen Tag)
Meldung eingeht → sofort VA öffnen
Bedarf anlegen: „kurzfristig / heute"
Vorschläge nach Verfügbarkeit filtern
Erste verfügbare geeignete Person kontaktieren
Bei keiner Verfügbarkeit: TK-Leitung informieren
Schule über Status informieren – auch wenn keine Lösung gefunden
Merke: Schule immer informieren – auch bei negativem Ergebnis.
📅Geplante Langzeitvertretung
Bedarf mit Vorlauf im System anlegen
Mehrere Personen prüfen und vergleichen
Absprache mit TK-Leitung vor Auswahl
Person kontaktieren, Einsatz bestätigen
Schule mindestens 5 Tage vor Einsatzstart informieren
Einarbeitungsrahmen mit Schule abstimmen
6 · Häufige Fragen (FAQ)
TK-Leitung sofort informieren
Schule über den Status informieren
Alternativen prüfen: andere Schulformen, erweiterte Suche
Meldung im System dokumentieren
Nur autorisierte TK mit aktivem Systemzugang
Bei Abwesenheit: TK-Leitung übernimmt oder benennt Vertretung
Nie Zugangsdaten weitergeben
Absage im System erfassen (Datum, Grund wenn bekannt)
Nächste Person aus der Liste kontaktieren
Absagen werden für spätere Auswertungen dokumentiert
Verfügbarkeitsstatus: immer aktuell – wöchentlich prüfen
Qualifikationen: bei Änderungen sofort aktualisieren
Kontaktdaten: mindestens monatlich prüfen
Veraltete Profile deaktivieren, nicht löschen
Ja – immer, auch bei negativem Ergebnis
Bei Kurzfrist-Ausfall: sofort nach erstem Kontaktversuch
Bei geplanter Vertretung: mindestens 5 Tage vor Startdatum
Form: Telefon für Dringendes, schriftlich zur Dokumentation
7 · Checklisten zum Ausdrucken
✅Checkliste: Vertretung kurzfristig
☐ Bedarf im System angelegt
☐ Vorschläge nach Verfügbarkeit gefiltert
☐ Person kontaktiert
☐ Zusage oder Absage im System erfasst
☐ Schule informiert (auch bei Absage)
☐ Einsatz dokumentiert und abgeschlossen
☐ Auffälligkeiten an TK-Leitung gemeldet
✅Checkliste: Datenpflege (monatlich)
☐ Alle Verfügbarkeitsstatus geprüft
☐ Kontaktdaten aktuell
☐ Qualifikationen auf Stand
☐ Inaktive Personen deaktiviert
☐ Neue Personen vollständig angelegt
☐ Offene Vorgänge abgeschlossen
🧠
Brainy · Vertretungsmodus
„Habe ich Schule, Person und System alle drei informiert?" „Ist der Einsatz dokumentiert – auch wenn er nicht zustande kam?" Brainy erinnert: Kein Vertretungseinsatz ohne Dokumentation – das schützt alle Beteiligten.