TK-Recruiting
Brainy
Brainy · Recruiting-Modus

Brainy unterstützt TK mit Reflexionsfragen, Prozessschritten, Risiken und Weiterleitungen – für jeden Schritt im Recruiting-Prozess direkt abrufbar.

TK · Recruiting

TK-Recruiting

Alle 8 Prozessschritte des Recruiting-Workflows –
strukturiert, Träger-basiert, sofort einsetzbar.

TK-Recruiting Anleitung Recruiting
TK-R · Anleitung
Recruiting – Schritt für Schritt
Neutral · Prozessbezogen · Ohne trägerspezifische Inhalte
📋Prozessübersicht
  1. Gespräch vorbereiten – Unterlagen sichten, Stelle klären, Fragen notieren
  2. Erstgespräch führen – Strukturiert in 5 Phasen, offen & wertschätzend
  3. Matching prüfen – Person, Stelle und Einsatzort abgleichen
  4. Risiko-Check – Warnsignale erkennen, Ampel-Einschätzung notieren
  5. Entscheidung treffen – Kriterien prüfen, Votum begründen & dokumentieren
  6. Weiterleiten – Träger, Schule und Person informieren (alle 3 Kanäle)
  7. Dokumentieren – Beobachtungsbasiert, zeitnah, datenschutzkonform
  8. Selbstcheck – Eigene Haltung & Prozesssicherheit reflektieren
  9. Fristen & Wiedervorlagen – Termine setzen, nichts offen lassen
⚠️Wichtige Grundsätze
  • Kein Votum aus Dringlichkeit – Qualität vor Schnelligkeit
  • Alle Weiterleitungen dokumentieren (Datum, Empfänger, Form)
  • Beobachtungen statt Bewertungen – sachlich, klar, nachvollziehbar
  • Bei Unsicherheit: Rücksprache mit TK-Leitung, nicht allein entscheiden
  • Datenschutz beachten: nur zweckbezogene Daten, Löschfristen notieren
🚦Ampel-Logik im Überblick
✔ Grün – direkt weiterleiten ⚑ Gelb – mit Auflagen & Begleitung ✗ Rot – Rücksprache TK-Leitung
Gelb bedeutet nicht Nein – aber immer Bedingungen festlegen und dokumentieren.
Brainy
Brainy · Recruiting-Modus

Brainy begleitet jeden Schritt mit Reflexionsfragen, Prozesshinweisen und Weiterleitungsimpulsen – direkt im jeweiligen Bereich abrufbar.

TK-Recruiting 01 · Gespräch
TK-R · 01 · Gespräch
Erstgespräch führen
Vorbereitung · Ablauf · Signale erkennen
📌Vor dem Gespräch
  • Unterlagen prüfen: Bewerbung, Lebenslauf, Lücken notieren
  • Stelle klären: Schulform, Einsatzzeiten, Aufgabenfeld, Team
  • Umgebung: ruhig, kein Zeitdruck, Wasser bereitstellen
  • Fragen vorbereiten: offen, biografisch, situativ
  • Träger-Kriterien im Kopf: Eignung, Belastbarkeit, Haltung, Teamfähigkeit
🗣️Gesprächsablauf (5 Phasen)
  1. Ankommen – Small Talk, Struktur erklären, Zeitrahmen nennen
  2. Person vorstellen lassen – Werdegang, Motivation, Erwartungen
  3. Stelle erläutern – konkret, ehrlich, inklusive Belastungen
  4. Vertiefung – situative Fragen, Reaktionen, Grenzen ansprechen
  5. Abschluss – weiteres Vorgehen benennen, Frist kommunizieren
🔎Signale im Gespräch
✔ Klare Motivation ✔ Selbstreflexion ✔ Belastbarkeit benannt ⚑ Unsichere Angaben ⚑ Keine Vorerfahrung ✗ Desinteresse ✗ Unklare Erwartungen
Brainy
Brainy · Reflexionsfragen

„Was hat mich an dieser Person überrascht – positiv oder kritisch?"
„Habe ich die realen Belastungen der Stelle klar kommuniziert?"
„Welche Körpersprache / Reaktion hat mich nachdenklich gemacht?"

Felder mit * sind Pflichtfelder.

👤Stammdaten Bewerber:in
📋Gesprächsvorbereitung – Checkliste
🗣️Gesprächsbeobachtungen
🔎Gesamteindruck *
📤Weiterleitung
Brainy
Brainy · Recruiting-Modus

Brainy erinnert: Sachlich dokumentieren – Beobachtungen, keine Bewertungen. Ampel-Einschätzung begründen, Weiterleitung nicht vergessen.

TK-Recruiting 02 · Matching
TK-R · 02 · Matching
Person – Stelle – Schule
Passung prüfen · Risiken abwägen
🎯Die 3 Matching-Ebenen
  • Person → Stelle: Qualifikation, Erfahrung, Belastbarkeit, Arbeitszeiten
  • Person → Schule: Schulform, Altersgruppe, Team, Leitung, Atmosphäre
  • Person → Träger-Werte: Haltung, Rollenverständnis, systemisches Denken
⚖️Matching-Kriterien (Träger-basiert)
  • Fachliche Eignung für inklusiven Kontext
  • Kommunikationsfähigkeit mit Lehrkräften & Eltern
  • Belastbarkeit bei verhaltensauffälligen Kindern
  • Flexibilität bei Vertretungssituationen
  • Teamfähigkeit im multiprofessionellen Team
  • Bereitschaft zur Dokumentation
🏫Schule & Team prüfen
  • Schulklima: kooperativ oder schwierig?
  • Teamstruktur: gut eingespielt oder instabil?
  • Schulleitungsstil: unterstützend oder distanziert?
  • Vorherige Abgänge: warum? Muster erkennbar?
⚠ Passung ist keine Einbahnstraße – auch die Stelle muss zur Person passen.
Brainy
Brainy · Reflexionsfragen

„Passt die Person zur Schule – oder passt sie nur auf dem Papier?"
„Welche Risiken ignoriere ich, weil wir dringend jemanden brauchen?"
„Was sagt mein Bauchgefühl – und was sagen die Fakten?"

Felder mit * sind Pflichtfelder.

👤Referenz
⚖️Träger-Kriterien-Check *
🏫Schul-Check
🎯Matching-Gesamturteil
📤Weiterleitung
Brainy
Brainy · Recruiting-Modus

Alle 5 Träger-Kriterien mindestens „Bedingt" für ein Ja-Votum. Bei zwei oder mehr „Nein": Rücksprache TK-Leitung vor Weiterleitung.

TK-Recruiting 03 · Risiko-Check
TK-R · 03 · Risiko-Check
Risiken früh erkennen
Warnsignale · Eskalationspfade · Entscheidungshilfe
🔴Risiken auf Personenseite
  • Burnout-Geschichte: unverarbeitete frühere Stelle, Erschöpfung sichtbar
  • Überforderungssignale: Schwierigkeiten benennen / Grenzen setzen
  • Unrealistische Erwartungen: „Ich möchte helfen" ohne Rollenklarheit
  • Loyalitätskonflikte: starke Haltungen, die Teamarbeit stören könnten
  • Fehlzeiten: häufige Krankheit in vorheriger Stelle – Muster?
🏫Risiken auf Stellenseite
  • Hohe Fluktuation in dieser Schule / Stelle bekannt
  • Schwieriges Kind / bekannte Bedarfsüberforderung
  • Kein stabiles Kollegium um die INGRA herum
  • Fehlende Einarbeitung / Ansprechperson vor Ort
🚦Ampeleinschätzung
✔ Grün: Einstieg empfehlen⚑ Gelb: Mit Begleitung starten✗ Rot: Nicht besetzen / Rücksprache TK
Bei Gelb: Probezeit kürzer setzen, engmaschige TK-Begleitung vereinbaren.
Brainy
Brainy · Prozessschritt & Weiterleitung

„Welche Risiken habe ich schon erlebt – was hat geholfen?"
„Bei Rot: allein entscheiden oder Rücksprache?"
Weiterleitung → TK-Leitung bei allen Rot-Bewertungen.

Felder mit * sind Pflichtfelder.

👤Referenz
🔴Risikofaktoren Person
🏫Risikofaktoren Stelle
🚦Risiko-Gesamtampel *
📤Weiterleitung
Brainy
Brainy · Recruiting-Modus

Bei Rot: nicht allein entscheiden. Immer Rücksprache TK-Leitung und Weiterleitung dokumentieren.

TK-Recruiting 04 · Entscheidung
TK-R · 04 · Entscheidung
Kriterien prüfen · Votum dokumentieren
Structured Decision – nicht Bauchgefühl allein
Entscheidungsmatrix (Träger-basiert)
  • Fachliche Eignung: ausreichend vorhanden? ja / nein / bedingt
  • Rollenklarheit: versteht die Person, was INGRA bedeutet?
  • Persönliche Stabilität: belastbar, ausgeglichen, reflexionsfähig?
  • Schul-Passung: Risiko-Check abgeschlossen, Ampel grün/gelb?
  • Zeitliche Verfügbarkeit: passt zu Stelle & Bedarf?
Alle fünf Kriterien müssen mind. „bedingt erfüllt" sein für ein Ja-Votum.
📝Votum & Dokumentation
  1. Entscheidung schriftlich festhalten (Ja / Nein / Bedingt)
  2. Begründung in zwei bis drei Sätzen (Träger-Kriterien benennen)
  3. Bedingungen notieren wenn „Bedingt" (z.B. Probezeit 4 Wochen)
  4. An Sachbearbeitung Träger weiterleiten (Schritt 05)
🚫Wenn die Entscheidung Nein ist
  • Person zeitnah informieren – keine offenen Aussagen lassen
  • Begründung: sachlich, wertschätzend, kurz
  • Alternativen nennen wenn möglich
  • Keine Tür endgültig schließen – Nein bedeutet jetzt, nicht für immer
Brainy
Brainy · Reflexionsfragen

„Entscheide ich aus Dringlichkeit – oder aus Überzeugung?"
„Was würde ich meiner Nachfolgerin über diese Person sagen?"

Felder mit * sind Pflichtfelder.

👤Referenz
5-Kriterien-Matrix *
📋Votum *
📤Weiterleitung
Brainy
Brainy · Recruiting-Modus

Kein Ja aus Dringlichkeit. Alle 5 Kriterien mind. „Bedingt" – sonst Rücksprache TK-Leitung vor Votum.

TK-Recruiting 05 · Weiterleitung
TK-R · 05 · Weiterleitung
Intern & extern richtig weitergeben
Wer bekommt was – wann – in welcher Form
🏢Interne Weiterleitungen
  • Trägersachbearbeitung: Votum + Stammdaten + Schulzuweisung
  • TK-Leitung: bei Risiko-Gelb oder besonderen Bedingungen
  • Personalakte: Gesprächsnotiz + Entscheidungsdokumentation
  • Einsatzplanung: Startdatum, Schule, Ansprechperson vor Ort
🏫Weiterleitung an Schule
  • Schulleitungskontakt: Name, Startdatum, Aufgabenbereich
  • Ansprechperson benennen
  • Einarbeitungsrahmen abstimmen
  • Keine sensiblen Personendaten ohne Einwilligung (DSGVO)
👤Weiterleitung an Person
  • Bestätigung: schriftlich, Vertrag vorbereiten
  • Onboarding-Informationen: Ansprechpersonen, Abläufe
  • Probezeit-Regelung kommunizieren
  • Erste TK-Kontaktdaten übergeben
Brainy
Brainy · Prozessschritt

„Habe ich alle drei Kanäle bedient – Träger, Schule, Person?"
Checkliste: Votum ✓ | Träger ✓ | Schule ✓ | Person ✓ | Akte ✓

Felder mit * sind Pflichtfelder.

👤Referenz
📤Weiterleitungs-Checkliste *
📋Details je Kanal
Brainy
Brainy · Recruiting-Modus

Alle drei Kanäle (Träger · Schule · Person) müssen bedient sein – erst dann ist Schritt 05 abgeschlossen.

TK-Recruiting 06 · Dokumentation
TK-R · 06 · Dokumentation
Träger-konform erfassen & ablegen
Was, wann, wie, wo – verbindlich
📋Was muss dokumentiert werden?
  • Gesprächsdatum & Teilnehmer
  • Gesprächsinhalt: Kernaussagen, Reaktionen
  • Matching-Einschätzung: Stärken, Bedenken, Risiko-Ampel
  • Entscheidung & Begründung: Ja / Nein / Bedingt + Kriterien
  • Weiterleitungen: Datum, Empfänger, Form
🔒DSGVO & Datenschutz
  • Nur zweckbezogene Daten erfassen
  • Keine Weitergabe ohne schriftliche Einwilligung
  • Speicherfristen: nach Ablehnung max. 6 Monate
  • Zugriff beschränken: nur beteiligte TK + Sachbearbeitung
✔️Do's & Don'ts
  • ✅ Sachlich, beobachtungsbasiert, zeitnah
  • ✅ Trägervokabular konsistent nutzen
  • ✅ Datum immer eintragen
  • ❌ Keine Wertungen wie „wirkte komisch"
  • ❌ Keine privaten Infos ohne direkten Bezug
Brainy
Brainy · Reflexionsfragen

„Würde diese Dokumentation einer Prüfung standhalten?"
„Ist mein Eintrag beobachtbar – oder meine Interpretation?"

Felder mit * sind Pflichtfelder.

👤Dokumentations-Kopf
📋Gesprächsdokumentation
Entscheidungsdokumentation
🔒DSGVO-Kontrolle
📤Ablage & Weiterleitung
Brainy
Brainy · Recruiting-Modus

Dokumentation ist Schutz – für die Person und für dich. Beobachtbar, datiert, weitergeleitet.

TK-Recruiting 07 · Selbstcheck
TK-R · 07 · Selbstcheck
Eigene Haltung & Prozesssicherheit
Reflexion vor und nach dem Recruiting-Gespräch
🔍Selbstcheck: Haltung
  • Habe ich Sympathie und Eignung getrennt bewertet?
  • Habe ich den Druck des Personalmangels einfließen lassen?
  • War ich offen für eine Person, die nicht „meinem Typ" entspricht?
  • Habe ich auch Stärken gesehen – nicht nur Risiken?
  • War ich ehrlich über die Belastungen der Stelle?
📊Selbstcheck: Prozesssicherheit
  • Kenne ich alle aktuellen Träger-Vorgaben für diesen Stellentyp?
  • Weiß ich, wann ich weiterleiten muss – und an wen?
  • Habe ich das Gespräch vollständig dokumentiert?
  • Ist die Entscheidung nachvollziehbar begründet?
  • Habe ich Fristen kommuniziert und eingehalten?
💙Selbstcheck: Selbstfürsorge TK
  • Habe ich heute eine Entscheidung getroffen, die mich belastet?
  • Brauche ich Rücksprache – oder schaffe ich das alleine?
  • Wann war mein letzter echter Abstand vom Recruiting-Druck?
Selbstcheck ist kein Verhör. Es ist Professionalität.
Brainy
Brainy · Impuls

„Was möchte ich beim nächsten Gespräch bewusst anders machen?"
„Was hat heute gut funktioniert – und warum?"

Felder mit * sind Pflichtfelder.

📅Selbstcheck-Kopf
🔍Haltungs-Check
📊Prozess-Check
💙Selbstfürsorge
Brainy
Brainy · Recruiting-Modus

Der Selbstcheck ist kein Bericht – er bleibt bei dir. Er macht Professionalität sichtbar.

TK-Recruiting 08 · Erinnerungen & Pushs
TK-R · 08 · Erinnerungen & Pushs
Fristen · Wiedervorlagen · Impulse
Was nicht erinnert wird, wird vergessen
📅Fristenübersicht Recruiting
  • Nach Gespräch: Notiz innerhalb 24h ablegen
  • Votum: innerhalb 3 Werktagen kommunizieren
  • Weiterleitung Träger: spätestens am Folgetag nach Entscheidung
  • Schule informieren: mind. 5 Tage vor Startdatum
  • Ablehnung DSGVO: Unterlagen nach 6 Monaten löschen
🔁Wiedervorlagen setzen
  • Probezeit-Ende: Feedback-Gespräch einplanen
  • Bedingt-Votum: 4-Wochen-Rückmeldung von Schule
  • Offene Bewerbung: alle 2 Wochen Status prüfen
  • Neue Stellenbedarfe: monatlich mit Träger abgleichen
🔔Push-Impulse für TK
📬 Neue Bewerbung geprüft?📋 Doku aktuell?⏱ Fristen im Blick?💙 Selbstcheck gemacht?
Brainy
Brainy · Abschluss-Impuls

„Was steht jetzt noch offen – und was kann ich heute noch schließen?"
Brainy erinnert – damit TK den Überblick behält.

Felder mit * sind Pflichtfelder.

👤Referenz
📅Fristen-Check *
🔁Wiedervorlagen
🔔Tages-Push-Check
Brainy
Brainy · Recruiting-Modus

Brainy erinnert: Was heute nicht notiert wird, fällt morgen durchs Raster. Wiedervorlagen sind kein Bürokratismus – sie sind Fürsorge für Bewerber:innen und für dich.