VA · Schritt-für-Schritt-Anleitung

Anleitung Vertretungsassistent

Der Vertretungsassistent findet automatisch geeignete Vertretungen bei Abwesenheit — nach Filterkriterien, Score-Ranking und Routing. Diese Anleitung erklärt alle Schritte.

Prozessübersicht

So funktioniert der Vertretungsassistent

① Abwesenheit melden › ② Filter setzen › ③ Vorschlagsliste prüfen › ④ Vertretung bestätigen › ⑤ Routing & Sichtbarkeit

Schritt 1

Abwesenheit erfassen

Öffne den Vertretungsassistenten über die TK-Landing. Wähle die betroffene INGRA aus der Liste und trage Datum, Grund und voraussichtliche Dauer der Abwesenheit ein.

Wichtig: Abwesenheit so früh wie möglich eintragen — das System braucht Zeit für das Score-Ranking der Vorschläge.

Schritt 2

Filterkriterien setzen

Das System schlägt automatisch Filter vor — du kannst sie anpassen:

Qualifikation: Welche Ausbildung / welches Profil braucht die Stelle?
Region: Maximale Entfernung zur Schule
Verfügbarkeit: Nur freie INGRAs anzeigen
Erfahrung: Mindest-Erfahrung mit ähnlichen Kindern

Schritt 3

Vorschlagsliste prüfen

Das System berechnet einen Score für jede potenzielle Vertretung — basierend auf Qualifikation, Entfernung, Verfügbarkeit und Vorerfahrung. Die Liste ist nach Score sortiert.

Score-Logik: Ein hoher Score bedeutet gute Passung — kein Automatismus. Die finale Entscheidung liegt bei TK.

Schritt 4

Vertretung bestätigen

Klick auf die gewünschte Person → „Vertretung bestätigen". Das System dokumentiert die Entscheidung automatisch mit Zeitstempel und vergibt Person-ID.

Dokumentation: Jede Vertretungsentscheidung wird im Protokoll festgehalten — Träger-konform, mit Begründung.

Schritt 5

Routing & Sichtbarkeit

Nach der Bestätigung wird die Vertretungsperson automatisch für die relevanten Bereiche freigeschaltet — Barometer, Dokumentation, Chat. Die ursprüngliche INGRA verliert temporär die Sichtbarkeit auf den Fall.

Rückgabe: Bei Rückkehr der INGRA: Vertretung beenden → Sichtbarkeit wird automatisch zurückgesetzt.

Tipps für die Praxis

Was gut funktioniert

Frühzeitig melden

Je früher die Abwesenheit eingetragen wird, desto mehr Optionen hat das System für Vorschläge.

Score nicht überschätzen

Der Score ist eine Orientierung. Persönliche Kenntnis der INGRA kann wichtiger sein.

Kurzfristige Ausfälle

Bei Ausfall am gleichen Tag: Filter auf „sofort verfügbar" setzen, Radius erweitern.

Übergabe dokumentieren

Wichtige Infos zum Kind im Übergabeprotokoll hinterlegen — bevor die Vertretung startet.

Häufige Fragen

FAQ

Was wenn keine Vertretung verfügbar ist?

Filter lockern (Radius erhöhen, Qualifikation anpassen) oder TK-Leitung direkt kontaktieren. Das System zeigt auch Personen mit Einschränkungen an, wenn alle freien Optionen erschöpft sind.

Kann eine INGRA selbst eine Vertretung anfragen?

Nein — Vertretungen werden ausschließlich durch TK vergeben. INGRAs melden nur ihre Abwesenheit.

Wie lange bleibt die Vertretung aktiv?

Bis TK die Vertretung manuell beendet. Es gibt keine automatische Frist. Bei längerer Abwesenheit regelmäßig prüfen.

Was passiert mit der Dokumentation der Vertretungsperson?

Alle Einträge der Vertretungsperson bleiben im System erhalten und sind für die zurückgekehrte INGRA einsehbar.